Gestiona tu tiempo: Matriz de Eisenhower

Seguro que alguna vez te has sentido desbordado/a por tener un montón de cosas por hacer y muy poco tiempo para ello, ¿me equivoco? Y si, también es verdad que muchas veces, aunque al final saques adelante todas esas tareas pendientes, sientes que si lo hubieras planificado todo con antelación los resultados serían mejores.

Saber qué cosas son necesarias en un corto plazo y cuáles pueden esperar es algo que necesitas saber si la situación que acabo de mencionar te resulta familiar. Por eso, para tratar de ayudarte a solucionar este problema existe la llamada Matriz de Eisenhower.

¿Qué es la Matriz de Eisenhower?

La Matriz de Eisenhower es un diagrama que diferencia entre importancia e urgencia de las tareas, anteponiéndolas entre sí a través de cuatro cuadrantes (formados mediante dos ejes), y es una de las herramientas más útiles que existen para que puedas gestionar tu tiempo. Si es la primera vez que tienes conocimiento de su existencia, es mucho más fácil de entender e implantar de lo que parece en un principio, y lo mejor de todo es que no solo sirve para que la uses desde el punto de vista profesional (que es una de sus principales razones de ser) sino que te va a ser muy útil también para tu vida personal o académica.

matriz

La idea principal de este diagrama es que hagas de forma inmediata las tareas que son urgentes e importantes y dejes para otro momento las que no son ninguna de esas dos cosas. Pero ¿Cómo saber que es cada cosa? Estate atento/a y toma nota.

¿Cómo saber si algo es urgente o importante?

Urgente: puedes identificar la urgencia de una tarea en función de las consecuencias que puede tener que no la realices de inmediato. Aquello que te suponga un alto coste es lo que  te debe resultar urgente. Si dudas realmente ante una la urgencia de una tarea existe una pregunta clave que puede ayudarte a clasificarla como urgente o no urgente: ¿que ocurre si no lo hago? También tienes que tener cuidado con las falsas urgencias que no van a hacer otra cosa que hacerte perder tu valioso tiempo, pero esto depende más de tus preferencias personales que de otra cosa.

Importante: bajo mi punto de vista, la importancia de una tarea es más crucial que la urgencia que tienen la misma. ¿Por qué? Porque, para mi, algo es importante si tiene mucha relación con las metas y objetivos. Por eso, algo que te acerque a lo que quieres conseguir es algo que necesita una planificación con tiempo y que tienes que realizar con especial atención.

Cuadrante 1: Mucha urgencia e importancia.

No esperes más, ¡hazlo ya! Este tipo de tareas recoge las claves de algo que es urgente e importante, es decir, no realizarlo puede traerte graves consecuencias y además te acerca a aquello que quieres conseguir. Es por eso que no debes perder ni un minuto más en ponerte manos a la obra con ello. Algo que debes tener en cuenta para este cuadrante, es que no te conviene saturarlo. Si lo llenas de tareas te ocurrirá lo mismo que si no planificas ni ordenas tus quehaceres: estarás desbordado/a, y eso solo te traerá problemas.

Cuadrante 2: Mucha importancia pero poca urgencia.

La palabra clave para este tipo de tareas es PLANIFICACIÓN. Una buena planificación de las tareas (y sobre todo del tiempo) es primordial para que puedas realizarlas con éxito y te ahorres sufrir contratiempos innecesarios, por eso es importante (nunca mejor dicho) que utilices una agenda u otro tipo de soporte para apuntarlas y no olvidarlas, pero sobre todo debes cumplirlas.

Cuadrante 3: Ni importante ni urgente.

Ante este tipo de situaciones no lo dudes y elimina esas tareas de tu lista de “cosas por hacer”. Aunque la eliminación permanente e inmediata sea algo radical, la mejor opción que puedes seguir es dejarlo para tus ratos libres.

Cuadrante 4: Mucha urgencia y poca importancia.

Delegar se convierte en la palabra clave en este punto. Y ¿qué es delegar? Básicamente es darle a otra persona el poder (o posibilidad) de que realice  cosas en tu nombre. Para ello busca alguien que sea de tu confianza, de esta manera, si delegas bien verás como tu productividad aumenta.

Uno de los principales fines de la Matriz de Eisenhower es obligarte a hacer todas las tareas sin clasificarlas como urgente, pero, como todo, depende de tu criterio, aunque sin duda el uso de esta matriz conseguirá reportarte beneficios en cuanto comiences a utilizarla de la manera correcta.

Espero que sí es la primera vez que sabes de esta herramienta te sea útil para planificarte a partir de ahora, y si ya la venías usando desde hace tiempo dejes abajo tus propios consejos.

¡Nos leemos muy pronto!

 

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Aprende a organizarte

Siguiendo con la temática “agendil” ya que esta época del año lo merece, hoy vengo a enseñarte una forma en la que puedes organizar tus tareas. MI forma de organizarlas, y que por supuesto puede variar dependiendo de cada uno.

Como ya sabrás, en determinadas ocasiones una agenda puede convertirse en algo imprescindible en el día a día, sobre todo cuando hay millones de cosas por hacer. Por eso una de las cosas más importantes es tener las tareas y “quehaceres” diarios organizados de tal forma que puedas cumplir los objetivos que te has marcado, sobre todo, de la manera más eficiente posible.

Sin más te dejo a continuación mis pautas y recomendaciones, para que te sirvan de ayuda o, al menos, de guía para encontrar tu forma ideal de organización.

  • Encuentra tu soporte ideal. En mi caso este soporte está formado principalmente por una agenda, lo cual yo recomiendo como la mejor opción, aunque también puedes usar planificadores semanales o mensuales, aplicaciones para tu móvil o tablet… A pesar de todas estas opciones, mi elección siempre suele ser la misma: agendas de vista semanal (aquellas que al abrirlas puedes ver la semana repartida en dos caras). De esta forma a mi me parece mucho más fácil tener una imagen a corto-medio plazo de todas las tareas, además de que personalmente pienso que es mucho más cómodo que estar pasando hojas a ver qué es lo que toca hacer al día siguiente.
  • Diferencia lo importante de lo que no lo es. Así evitarás agobios innecesarios en determinados momentos, ya que te será mucho más fácil gestionar el tiempo. Si no seguimos ciertos criterios de importancia es bastante probable que determinados momentos nos encontremos con muchas cosas que hacer e imposibles de posponer y muy poco tiempo. Dentro de este punto también es importante que anticipes trabajo si te es posible pero sin cargarte con más cosas de la cuenta, porque es igual de malo que dejarlo todo para última hora.
  • Utiliza colores (ya sean bolis de colores, rotuladores, subrayadores…). Este es uno de los puntos que considero muy útiles dentro de la organización de tareas, sobre todo, si tienes que hacer cosas de diferentes ámbitos, como escribir para un blog, como en mi caso, ir a una academia de idiomas, o simplemente una cita en la peluquería, por ejemplo. Recomiendo que uses un color para cada cosa y que respetes ese patrón lo máximo posible. Así de nuevo de un vistazo te será mucho más fácil clasificar las tareas y recordar citas o fechas importantes sin parar a leer detenidamente todo lo que hay apuntado.
  • No te cargues con más cosas de la cuenta. Ante todo debes ser realista y apuntar en cada día lo que de verdad vas a poder cumplir. Si apuntas en un día un montón de cosas por hacer y al final solo puedes acabar la mitad, una de las cosas que conseguirás será sentir frustración, lo cual puede ser muy contraproducente.
  • Utiliza post-it. El punto anterior hace que a veces sea necesario el uso de post-it. Si sabes que hay algo que no es muy urgente, que necesitas hacer, pero que dispones de varios días para ello, apúntalo en un post-it por si debes posponer la actividad y así evitas ocupar espacio a lo tonto. Un ejemplo de actividad apuntada en post- it puede ser “imprimir apuntes para la semana que viene”, “responder comentarios del blog” o cualquier otra cosa del estilo.
  • Completa/ decora con pegatinas. Aparte de como decoración, pueden servir también para resaltar ciertos aspectos, como una  comida con un amigo o recordar  la fecha de devolución de un libro de la biblioteca. Te recomiendo que no las utilices en exceso, puesto que puedes restar espacio para escribir cosas más importantes o incluso te centres tanto en lo bonitas que quedan que olvides algo que de verdad querías recordar.

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Si quieres conseguir unas preciosas pegatinas para tu agenda, y además de manera gratuita pincha aquí.

Espero que todos estos consejos te sean útiles y que los pruebes si te han gustado (al menos alguno de ellos). Y si no, que te hayan servido de inspiración para crear tu propio método o incluso para conocerme mejor.

Por supuesto si crees que me he dejado algo en el  tintero o si tú utilizas otro método distinto y que te funciona bien, déjamelo en un comentario.

¡Nos leemos pronto!