Gestiona tu tiempo: Matriz de Eisenhower

Seguro que alguna vez te has sentido desbordado/a por tener un montón de cosas por hacer y muy poco tiempo para ello, ¿me equivoco? Y si, también es verdad que muchas veces, aunque al final saques adelante todas esas tareas pendientes, sientes que si lo hubieras planificado todo con antelación los resultados serían mejores.

Saber qué cosas son necesarias en un corto plazo y cuáles pueden esperar es algo que necesitas saber si la situación que acabo de mencionar te resulta familiar. Por eso, para tratar de ayudarte a solucionar este problema existe la llamada Matriz de Eisenhower.

¿Qué es la Matriz de Eisenhower?

La Matriz de Eisenhower es un diagrama que diferencia entre importancia e urgencia de las tareas, anteponiéndolas entre sí a través de cuatro cuadrantes (formados mediante dos ejes), y es una de las herramientas más útiles que existen para que puedas gestionar tu tiempo. Si es la primera vez que tienes conocimiento de su existencia, es mucho más fácil de entender e implantar de lo que parece en un principio, y lo mejor de todo es que no solo sirve para que la uses desde el punto de vista profesional (que es una de sus principales razones de ser) sino que te va a ser muy útil también para tu vida personal o académica.

matriz

La idea principal de este diagrama es que hagas de forma inmediata las tareas que son urgentes e importantes y dejes para otro momento las que no son ninguna de esas dos cosas. Pero ¿Cómo saber que es cada cosa? Estate atento/a y toma nota.

¿Cómo saber si algo es urgente o importante?

Urgente: puedes identificar la urgencia de una tarea en función de las consecuencias que puede tener que no la realices de inmediato. Aquello que te suponga un alto coste es lo que  te debe resultar urgente. Si dudas realmente ante una la urgencia de una tarea existe una pregunta clave que puede ayudarte a clasificarla como urgente o no urgente: ¿que ocurre si no lo hago? También tienes que tener cuidado con las falsas urgencias que no van a hacer otra cosa que hacerte perder tu valioso tiempo, pero esto depende más de tus preferencias personales que de otra cosa.

Importante: bajo mi punto de vista, la importancia de una tarea es más crucial que la urgencia que tienen la misma. ¿Por qué? Porque, para mi, algo es importante si tiene mucha relación con las metas y objetivos. Por eso, algo que te acerque a lo que quieres conseguir es algo que necesita una planificación con tiempo y que tienes que realizar con especial atención.

Cuadrante 1: Mucha urgencia e importancia.

No esperes más, ¡hazlo ya! Este tipo de tareas recoge las claves de algo que es urgente e importante, es decir, no realizarlo puede traerte graves consecuencias y además te acerca a aquello que quieres conseguir. Es por eso que no debes perder ni un minuto más en ponerte manos a la obra con ello. Algo que debes tener en cuenta para este cuadrante, es que no te conviene saturarlo. Si lo llenas de tareas te ocurrirá lo mismo que si no planificas ni ordenas tus quehaceres: estarás desbordado/a, y eso solo te traerá problemas.

Cuadrante 2: Mucha importancia pero poca urgencia.

La palabra clave para este tipo de tareas es PLANIFICACIÓN. Una buena planificación de las tareas (y sobre todo del tiempo) es primordial para que puedas realizarlas con éxito y te ahorres sufrir contratiempos innecesarios, por eso es importante (nunca mejor dicho) que utilices una agenda u otro tipo de soporte para apuntarlas y no olvidarlas, pero sobre todo debes cumplirlas.

Cuadrante 3: Ni importante ni urgente.

Ante este tipo de situaciones no lo dudes y elimina esas tareas de tu lista de “cosas por hacer”. Aunque la eliminación permanente e inmediata sea algo radical, la mejor opción que puedes seguir es dejarlo para tus ratos libres.

Cuadrante 4: Mucha urgencia y poca importancia.

Delegar se convierte en la palabra clave en este punto. Y ¿qué es delegar? Básicamente es darle a otra persona el poder (o posibilidad) de que realice  cosas en tu nombre. Para ello busca alguien que sea de tu confianza, de esta manera, si delegas bien verás como tu productividad aumenta.

Uno de los principales fines de la Matriz de Eisenhower es obligarte a hacer todas las tareas sin clasificarlas como urgente, pero, como todo, depende de tu criterio, aunque sin duda el uso de esta matriz conseguirá reportarte beneficios en cuanto comiences a utilizarla de la manera correcta.

Espero que sí es la primera vez que sabes de esta herramienta te sea útil para planificarte a partir de ahora, y si ya la venías usando desde hace tiempo dejes abajo tus propios consejos.

¡Nos leemos muy pronto!

 

Anuncios

Aprende a organizarte

Siguiendo con la temática “agendil” ya que esta época del año lo merece, hoy vengo a enseñarte una forma en la que puedes organizar tus tareas. MI forma de organizarlas, y que por supuesto puede variar dependiendo de cada uno.

Como ya sabrás, en determinadas ocasiones una agenda puede convertirse en algo imprescindible en el día a día, sobre todo cuando hay millones de cosas por hacer. Por eso una de las cosas más importantes es tener las tareas y “quehaceres” diarios organizados de tal forma que puedas cumplir los objetivos que te has marcado, sobre todo, de la manera más eficiente posible.

Sin más te dejo a continuación mis pautas y recomendaciones, para que te sirvan de ayuda o, al menos, de guía para encontrar tu forma ideal de organización.

  • Encuentra tu soporte ideal. En mi caso este soporte está formado principalmente por una agenda, lo cual yo recomiendo como la mejor opción, aunque también puedes usar planificadores semanales o mensuales, aplicaciones para tu móvil o tablet… A pesar de todas estas opciones, mi elección siempre suele ser la misma: agendas de vista semanal (aquellas que al abrirlas puedes ver la semana repartida en dos caras). De esta forma a mi me parece mucho más fácil tener una imagen a corto-medio plazo de todas las tareas, además de que personalmente pienso que es mucho más cómodo que estar pasando hojas a ver qué es lo que toca hacer al día siguiente.
  • Diferencia lo importante de lo que no lo es. Así evitarás agobios innecesarios en determinados momentos, ya que te será mucho más fácil gestionar el tiempo. Si no seguimos ciertos criterios de importancia es bastante probable que determinados momentos nos encontremos con muchas cosas que hacer e imposibles de posponer y muy poco tiempo. Dentro de este punto también es importante que anticipes trabajo si te es posible pero sin cargarte con más cosas de la cuenta, porque es igual de malo que dejarlo todo para última hora.
  • Utiliza colores (ya sean bolis de colores, rotuladores, subrayadores…). Este es uno de los puntos que considero muy útiles dentro de la organización de tareas, sobre todo, si tienes que hacer cosas de diferentes ámbitos, como escribir para un blog, como en mi caso, ir a una academia de idiomas, o simplemente una cita en la peluquería, por ejemplo. Recomiendo que uses un color para cada cosa y que respetes ese patrón lo máximo posible. Así de nuevo de un vistazo te será mucho más fácil clasificar las tareas y recordar citas o fechas importantes sin parar a leer detenidamente todo lo que hay apuntado.
  • No te cargues con más cosas de la cuenta. Ante todo debes ser realista y apuntar en cada día lo que de verdad vas a poder cumplir. Si apuntas en un día un montón de cosas por hacer y al final solo puedes acabar la mitad, una de las cosas que conseguirás será sentir frustración, lo cual puede ser muy contraproducente.
  • Utiliza post-it. El punto anterior hace que a veces sea necesario el uso de post-it. Si sabes que hay algo que no es muy urgente, que necesitas hacer, pero que dispones de varios días para ello, apúntalo en un post-it por si debes posponer la actividad y así evitas ocupar espacio a lo tonto. Un ejemplo de actividad apuntada en post- it puede ser “imprimir apuntes para la semana que viene”, “responder comentarios del blog” o cualquier otra cosa del estilo.
  • Completa/ decora con pegatinas. Aparte de como decoración, pueden servir también para resaltar ciertos aspectos, como una  comida con un amigo o recordar  la fecha de devolución de un libro de la biblioteca. Te recomiendo que no las utilices en exceso, puesto que puedes restar espacio para escribir cosas más importantes o incluso te centres tanto en lo bonitas que quedan que olvides algo que de verdad querías recordar.

20160826_161928-01

Si quieres conseguir unas preciosas pegatinas para tu agenda, y además de manera gratuita pincha aquí.

Espero que todos estos consejos te sean útiles y que los pruebes si te han gustado (al menos alguno de ellos). Y si no, que te hayan servido de inspiración para crear tu propio método o incluso para conocerme mejor.

Por supuesto si crees que me he dejado algo en el  tintero o si tú utilizas otro método distinto y que te funciona bien, déjamelo en un comentario.

¡Nos leemos pronto!

Agenda personalizada

Se acerca el inicio del curso escolar y eso se nota en el ambiente. Sobre todo en las fotos de Instagram, donde no dejo de ver las agendas que la gente hace semanas que ha empezado a comprar.  Y si, la fiebre de las agendas “monosas” ha llegado de nuevo este año y pisando más fuerte que nunca. Ya no solo son las famosísimas agendas de MrWonderful las que ocupan un lugar especial en “las rutinas” de mucha gente, sino que ahora hay infinidad de marcas que se han unido a esta moda, como pueden ser Moderna de pueblo, Súper Británico, Tupecitos Family

Tengo que reconocer que estas agendas entran por los ojos. Son muy chulas, llenas de pegatinas, con mensajes positivos, frases graciosas, colores preciosos, etc. ¿Qué te voy a contar sobre ellas que no hayas visto ya? Pero a pesar de eso, para mi hace tiempo que perdieron la gracia, porque han pasado de ser algo único y diferente, a ser la agenda deseada por todos y que TODOS tienen. A mí me gusta la originalidad y las cosas especiales, y como no me gusta ser “una flor más del jardín” he decidido ir un paso más allá (y, además, que quieres que te diga pero el precio que alcanzan muchas de estas agendas me mata). ¿Y cuál es ese paso que he decidido dar? Pues muy fácil, he decidido “crear” mi propia agenda, a mi gusto, con lo que necesito y, sobre todo, a un precio de risa. Así que si quieres saber cómo lo he hecho ¡sigue leyendo!

MATERIALES

  • Agenda
  • Papel decorado (o cartulina, papel de colores, etc.)
  • Pegamento
  • Tijeras
  • Cúter
  • Regla
  • Lápiz y goma
  • Alfiler o aguja de costura
  • Aguja de ganchillo o punto, palo para pincho moruno (en definitiva algo con punta de un grosor considerable)
  • Forralibros

 Opcional

  • Rotuladores o bolígrafos
  • Papel de calco

 Aclaraciones sobre los materiales

Antes de seguir con los pasos de este tutorial me gustaría hacerte ciertas aclaraciones sobre los materiales que he nombrado más arriba:

Respecto a necesitar una agenda, en mi caso, es un punto de partida muy importante para realizar tú agenda totalmente personalizada. En mi caso la que utilizaré durante el curso la compré en un bazar chino por 1’80€. Es de tamaño A5, tiene tapas duras y su organización interior es muy simple: semana vista, es decir, al abrir la agenda me encuentro los días de la semana distribuidos en las dos hojas correspondientes. En tu caso puedes decidir invertir más en una agenda, elegir otro tipo de distribución de los días, tamaño, o simplemente partir de un cuaderno en blanco para construir tu bullet journal (que propiamente hablando eso sí que sería una agenda 100% personalizada).

Sobre el papel decorado, es algo parecido al punto anterior. Puedes comprar packs de papel de scrapbooking, utilizar una cartulina o papel liso, imprimir algún diseño gratuito de internet (es tan fácil como utilizar el buscador de Google para ello) o incluso diseñar tu propio papel a mano o gracias a un programa informático.

Refiriéndome a los materiales opcionales, son los que yo opino necesarios para escribir una frase en la portada, ya que en función de las dimensiones de mi agenda y el aspecto final que yo quise que tuviese, no pude imprimir la portada de mi agenda totalmente acabada directamente del ordenador y en el tamaño perfecto. Si no tienes papel de calco y no quieres/puedes comprar una lámina, no te preocupes. Conseguir este papel de forma casera es muy fácil, ya que solo necesitas una hoja en la que tengas aquello que quieres calcar y ceras, con la que pintarás la cara opuesta a donde está el diseño. Después lo único que tienes que hacer es colocar tu papel de calco sobre la hoja en la que quieres que después aparezca aquello que vayas a calcar (con la cara pintada bocabajo) y repasar los bordes de tu diseño. Ten mucho cuidado de que no se muevan las hojas mientras calcas.

PASO 1

Lo primero que debes hacer una vez tengas la agenda que quieras personalizar, es desmontar la agenda para que el resultado final quede mucho más profesional y duradero. Si tu agenda es de muelle en espiral, solo tienes que ayudarte de tus dedos, unas tijeras o unos pequeños alicates para “desdoblar” uno de los extremos del muelle y así poderlo retirar de una manera más fácil y sin dañar las hojas. (En el caso de que el muelle en espiral sea de plástico solo tienes que girar procurando no ejercer mucha presión sobre el muelle para que no se parta). En cambio si el muelle es de los que yo denomino “desmontables” simplemente tienes que ahuecar un poco y extraer las hojas.

*Si consideras que eres algo torpe y no te las quieres jugar, puedes ahorrarte este paso.

PASO 2

Coge una de las tapas de la agenda y marca las medidas en el papel decorado para recortarlas. Es muy importante que no olvides dejar unos márgenes a los lados para que sea más fácil pegar el papel en la tapa y el resultado sea resistente, además de quedar más bonito. En mi caso, a mi no me gusta dejar margen en la zona en la que al volver a montar van los muelles, por eso corto esa zona a ras del borde de la tapa original (esto lo hago para que sea mucho más fácil el proceso a la hora de volver a montar). Debes repetir este paso para ambas tapas.

PASO 3

Recorta el papel decorado respetando las medidas que hayas decidido en el paso anterior (No te digo medidas exactas porque todo depende del tamaño de la agenda/cuaderno que vayas a usar).

Una vez esté recortada es hora de transcribir la frase/dibujo que queramos que vaya en nuestra portada. Puedes hacer tu propio diseño, buscarlo en internet… ¡Usa tu imaginación! En este momento es hora de usar el papel de calco si lo necesitas. Una vez tengas calcado el diseño repasa las líneas con un rotulador (en mi caso los utilicé calibrados), coloréalo y ¡listo!

PASO 4

Una vez ya este la portada (y contraportada) totalmente finalizada, es hora de pegar con cuidado el papel sobre las portadas originales. Lo más importante es hacerlo con cuidado y tranquilidad. En este paso yo recomiendo un cúter para pasar por los dobleces que hicimos antes para pegarlo mejor (cuidado, no ejerzas demasiada presión con el cúter o cortarás el papel), ya que así será más fácil que podamos doblar y pegar sin que nos salgan burbujas o arrugas que estropeen el resultado final. También es necesario que apliques el pegamento en toda la superficie de la tapa de la agenda (no sobre el papel con el diseño porque se puede estropear).

A continuación forra las tapas de la agenda finalizadas para evitar que se estropeen con el paso del tiempo y con el uso. Mi recomendación es que sigas los mismos pasos que te he dado para colocar correctamente el papel decorado.

PASO 5

Una vez la portada y contraportada ya estén pegadas y totalmente secas, toca volver a hacer los agujeros para que pase el muelle (si durante todo el proceso has decidido que no ibas a cubrir los agujeros originales puedes pasar al siguiente paso). Para ello usaremos un alfiler o una aguja de costura para “romper” el papel en el lugar de los agujeros originales y a continuación introducir un instrumento más grueso y agrandar los agujeritos. De esta manera haremos que sea mucho más fácil volver a introducir el muelle.

PASO 6

Es momento de volver a montar la agenda. Es muy importante que te asegures que todas las hojas están en su perfecto orden para no tener que desmontarla después. Para mi gusto, este es uno de los pasos más entretenidos (sino el más laborioso) de la realización de la agenda. Te recomiendo paciencia y que no ejerzas mucha presión en el muelle para no deformarlo.

Siento no haber podido documentar con imágenes el proceso, pero espero que todo haya quedado lo suficientemente claro (si te surge alguna duda pónmelo en los comentarios).

Captura de pantalla 2016-08-21 19.22.58

Este es el resultado de mi agenda. En mi caso decidí utilizar un papel degradado en estos tonos vivos (el cual saqué de aquí) y una frase súper motivadora (significa “no te rindas”). Personalmente no puedo estar más contenta con el resultado. Y, ¿cuanto me costó la agenda? Pues la mitad de los materiales ya los tenía en casa (pegamento y forro, por ejemplo), pero si sumara el precio de todas las cosas no creo que pase de los 5€.

Espero que te haya gustado mi idea y si decides hacer algo muy similar siguiendo los pasos que te he dado me lo indiques y subas una foto a Instagram con el resultado final. ¡Nos leemos pronto!